A Gestão de Documentos em formato eletrónico, é um procedimento que pretende assegurar a uniformização dos processos de arquivo, gestão, classificação e aprovação da informação de uma forma estruturada mediante o uso de workflows ou encaminhamentos ad-hoc.
A necessidade de as empresas recorrerem, cada vez mais, a soluções para a Gestão de Documentos está intrinsecamente ligada aos enormes desafios que um arquivo físico acarreta, e que vão desde o espaço físico necessário e respetiva manutenção, ao facto de não existir qualquer critério para categorizar ou organizar os arquivos, o que leva a perdas de informação e de tempo, extravio de documentos e muitas vezes ao incumprimento de prazos.
A importância da Gestão de Documentos para as empresas
O investimento necessário para digitalizar a documentação arquivada e passar de um arquivo físico para um arquivo digital, onde apenas o estritamente necessário é impresso e guardado, não é só uma tendência mas uma necessidade estratégica, numa Era onde a Transformação Digital assume um papel principal.
Mas, para que esta transformação decorra sem contratempos é necessário recorrer a soluções para a Gestão de Documentos, como o iPortalDoc. Isto porque, não basta digitalizar documentos e tratá-los de forma desmaterializada é preciso assegurar que o arquivo digital cumpre regras e tem validade legal. Por exemplo, o facto de permitir a utilização de certificados e assinaturas digitais, para identificação dos utilizadores, é crucial para assegurar a validade legal dos documentos ali arquivados.
Além da total segurança e organização da informação, numa solução para a Gestão de Documentos ,o acesso é imediato, e a pesquisa de documentos muito simples e pode ser feita a partir da utilização de palavras-chave, tipo de documento, workflow, conteúdo, pasta e muito mais.