A Gestão de Arquivos representa atualmente uma preocupação por parte das empresas, que procuram soluções que lhes permita desmaterializar estes mesmo arquivos. Esta transformação no arquivo das empresas representa, muitas vezes, um enorme desafio que pode, contudo, ser facilmente ultrapassado com a implementação de uma solução de Gestão Documental e de Processos, como o iPortalDoc.
É sabido que, praticamente todas as empresas têm um espaço físico reservado ao arquivo documental, cuja organização é feita manualmente. Contudo essa gestão acarreta inúmeras vezes grandes problemas. E aqui falamos da perda de informação, da dificuldade em encontrar documentos, do risco de acesso livre a informação privilegiada, por parte de qualquer pessoa, ou do esquecimento no tratamento da informação. O que se traduz na maioria das vezes em perdas de produtividade.
Por forma a responder a alguns destes desafios, as empresas têm procurado soluções para uma gestão documental e processual automatizada. Desta forma, garantem completa segurança no acesso e tratamento da informação, facilidade no acesso aos documentos, maior eficácia e eficiência na gestão de processos e por conseguinte aumentam a produtividade e reduzem a margem de erro.
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VANTAGENS DE UMA SOLUÇÃO PARA A GESTÃO DO ARQUIVO EMPRESARIAL
- Gestão de processos de forma centralizada
- Maior eficácia na gestão de processos
- Diminuição dos custos de armazenamento e manutenção
- Maior segurança no acesso à informação pela atribuição de permissões
- Rapidez na introdução e acesso aos documentos
- Facilidade de pesquisa dos documentos
- Envio de notificações
- Desmaterialização documental