Gestão de Arquivos

E numa altura em que já só se fala em digitalização e na importância da tecnologia para o crescimento económico e dos negócios, é fundamental saber que existem soluções que simplificam esta gestão e falamos, por exemplo, de Soluções para a Gestão de Arquivos Digital.

A Gestão de Arquivos representa uma preocupação por parte das empresas. O tempo usado diariamente para tratar, receber, enviar, arquivar, ou procurar documentos em suporte papel pode variar dependendo do volume de documentos com que se lida diariamente. No entanto, em média, uma pessoa pode gastar entre 30 minutos a 2 horas por dia a lidar com documentos em papel, incluindo o tempo gasto para procurar por documentos, organizar, classificar, arquivar ou digitalizar.

Esse tempo pode ser ainda maior para profissionais que trabalham com documentos em grandes volumes, como advogados, contabilistas ou profissionais de recursos humanos. Com a adoção de soluções digitais para a gestão de arquivos, o tempo gasto nessas tarefas pode ser significativamente reduzido, permitindo que as pessoas se concentrem em atividades mais produtivas e estratégicas.

É sabido que, praticamente todas as empresas têm um espaço físico reservado ao arquivo documental, cuja organização é feita manualmente. Contudo, essa gestão acarreta inúmeras vezes grandes problemas. E aqui falamos da perda de informação, da dificuldade em encontrar documentos, do risco de acesso livre a informação privilegiada, por parte de qualquer pessoa, ou do esquecimento no tratamento da informação. O que se traduz na maioria das vezes em perdas de produtividade.

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A transformação no arquivo das empresas representa, muitas vezes, um enorme desafio que pode, contudo, ser facilmente ultrapassado com a implementação de uma solução de Gestão Documental e de Processos, como o iPortalDoc

Por forma a responder a alguns destes desafios, as empresas têm procurado soluções para uma gestão documental e processual automatizada. Desta forma, garantem completa segurança no acesso e tratamento da informação, facilidade no acesso aos documentos, maior eficácia e eficiência na gestão de processos e por conseguinte aumentam a produtividade e reduzem a margem de erro.

A digitalização de documentos assegura que toda a informação do papel é passada para ficheiros informatizados, desta forma é possível,não só, reduzir o espaço físico de armazenamento como preservar os documentos.

MAS O QUE É, AFINAL, A GESTÃO DE ARQUIVOS?

A Gestão de Arquivos ganhou maior notoriedade com a crescente necessidade das empresas desmaterializarem processos e agilizarem métodos de trabalho. E com o principal objetivo de facilitar e aumentar a rapidez no acesso à documentação, de rastrear os ficheiros ou de guardar a informação num único local, libertando espaço físico, o arquivo digital é um serviço que garante ganhos de produtividade e agrega mais valor para o negócio. Mas como funciona o arquivamento digital?

De forma simplificada, a Gestão de Arquivos armazena informação num único local e facilita uma gestão e partilha estruturada dessa informação pelos intervenientes. Uma vez armazenados numa Solução de Arquivo Digital, como o iPortalDoc, os documentos podem ser acedidos a qualquer altura e de forma ágil. Além disso, com o Arquivo Digital, além de saber sempre onde estão guardados os documentos, existe uma redução dos custos associados em material de escritório, poupando em papel, espaço físico e impressão.

VANTAGENS DA GESTÃO DE ARQUIVOS

Desmaterialização documental

A desmaterialização é das vantagens mais evidentes deste sistema. Quando uma empresa decide implementar um sistema para a gestão de arquivos garante que toda a documentação que se encontra em formato físico é digitalizada e classificada segundo os critérios por vós definidos. Ou seja, é possível fazer a classificação por documentos contabilísticos, financeiros, de Recursos Humanos, entre outros.

Maior eficácia na gestão de processos

Com a implementação de um sistema de gestão de arquivos a informação fica devidamente estruturada e organizada e como tal, existe uma maior rapidez no acesso a essa mesma informação, logo os colaboradores ficam muito mais libertos para tarefas de maior impacto para a organização.

Maior segurança no acesso à informação

Quando a informação se encontra desorganizada, sem estrutura, existe uma maior probabilidade de perda ou extravio dos documentos. Uma Solução para a Gestão de Arquivos, além de garantir a total segurança da informação, permite manter os documentos devidamente organizados e estruturados por processo.