ARQUIVO DIGITAL, REALIDADE OU UTOPIA?

ARQUIVO DIGITAL COM O IPORTALDOC

São vários os problemas que as empresas/organizações enfrentam relacionados com a gestão do arquivo físico. Estes problemas vão desde o espaço necessário para o arquivo e manutenção, ao facto de não existir um padrão para categorizar ou organizar os arquivos, de não indexar os documentos ou de não haver um manual de gestão do arquivo. Assim, e atendendo à possibilidade de eliminar estes, e outros, problemas as empresas têm procurado dar um grande passo na transformação digital dos seus arquivos físicos em arquivo digital.

No entanto, esta transformação nem sempre é simples, uma vez que é necessário garantir a legalidade destes documentos digitais. Não basta digitalizar documentos e tratá-los de forma desmaterializada é preciso que o arquivo digital tenha efetivamente validade legal. E aí a utilização de certificados e assinaturas digitais para identificação dos utilizadores é fundamental para assegurar a validade legal dos documentos do arquivo digital.

O investimento necessário para digitalizar a documentação arquivada e passar de um arquivo físico para um arquivo digital, onde apenas o estritamente necessário é impresso e guardado, não é só uma tendência mas uma necessidade estratégica. Além de garantida a total segurança e organização da informação, o acesso aos arquivos é imediato, e a pesquisa de documentos muito simples e pode ser feita a partir da utilização de palavras-chave, tipo de documento, workflow, conteúdo, pasta e muito mais.

EXPERIMENTE GRATUITAMENTE

Aceito que os meus dados pessoais sejam usados, pela IPBRICK Distribution, para fins de marketing

Quanto tempo e/ou dinheiro já investiu para manter em arquivo físico a documentação da sua empresa?

São muitos os benefícios da transformação de um arquivo físico em arquivo digital. Mas um dos principais benefícios está ligado à organização, que por consequência se traduz na otimização de todos os processos de trabalho, tornando-os mais eficientes.

Principais benefícios do Arquivo Digital

Organização
O arquivo digital pode ser organizado respeitando os processos e necessidades das empresas/organizações. Os documentos são facilmente encontrados e partilhados mas mantêm-se sempre no mesmo local. Não existindo em momento algum a possibilidade de um documento se perder.

Economia de tempo e dinheiro
O investimento numa solução de arquivo digital é muito inferior ao investimento necessário para manter um arquivo físico em plenas condições. Além do espaço necessário é preciso garantir condições ambientais para a preservação do arquivo. Os processos são mais morosos e existe um enorme risco de extravio de informação importante.
O uso de documentos provenientes do arquivo digital de uma empresa permite otimizar o tempo gasto numa série de tarefas.
Há também uma enorme redução no tempo necessário para organizar o arquivo e na pesquisa de documentos, o que torna todo o processo mais ágil.

Backup inteligente
Imagine uma empresa que guarda todos os seus documentos num espaço físico e não num arquivo digital. Agora imagine todas as possibilidades imprevisíveis e incontroláveis que podem acontecer como incêndios, problemas de humidade e muitos outros que podem resultar na perda definitiva de documentos importantes.
Com os documentos digitais isto não acontece, já que é possível assegurar e programar o backup dos documentos, em caso de “desastre”.

Segurança do workflow
É fundamental que os documentos de um arquivo digital sigam um workflow, pois só assim é possível definir e controlar as etapas pelas quais os documentos devem passar, sem margens para desvios.

O uso de documentos provenientes do arquivo digital é sem dúvida muito vantajoso para empresas porque aumenta a produtividade, diminui custos e também melhora a segurança como um todo. Além disso é um enorme passo na evolução tecnológica das empresas.

Para mais informações, contacte-nos e fique a conhecer mais sobre as nossas soluções de arquivo digital!

Scroll Up