AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS

COM O IPORTALDOC

A Automatização de processos, por meio de uma solução de Gestão Documental, como o iPortaldoc, consiste na substituição de tarefas manuais por tarefas automatizadas, por meio da utilização de workflows ou encaminhamentos ad-hoc. Esta automatização de processos, não só, permite transformar a informação que circula em papel, em processos digitais estruturados e mais eficientes, como ainda assegura a diminuição da margem de erro no tratamento dos respetivos processos.

Quanto mais automatizado e estruturado for um processo, seguindo etapas previamente definidas, menor é a margem de erro e, por consequência, maior é a eficiência do próprio processo. Isto porque, em soluções onde a automatização de processos é uma realidade, é o próprio sistema que define as etapas pelas quais o processo deve passar, e desta forma evita que os utilizadores possam executar um processo de diferentes maneiras.

A automatização de processos, através de uma solução de Gestão Documental, garante que existe uma completa visibilidade sobre todas as etapas do processo: documentos/emails associados, os intervenientes no processo, as diferentes versões dos documentos, as etapas pelas quais o processo passou, as ações executadas ou pendentes. Toda a informação, desta automatização processual está registada, e facilmente acessível, no sistema. Não havendo margem para desvios ou esquecimentos, uma vez que é o próprio sistema que notifica os utilizadores da necessidade de executar uma nova tarefa, ou de uma já executada (quando existem vários intervenientes no mesmo processo).

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Processos automatizados e pensados para a realidade das empresas, bem desenhados e padronizados, são cumpridos com maior rapidez e exatidão

Tarefas manuais aumentam a margem de erro e diminuem a eficiência

De base, o iPortalDoc disponibiliza 10 processos automatizados, por meio de workflows (Processo Financeiro, Comercial, Recursos Humanos, Qualidade, Marketing, Técnico, Jurídico, Correspondência, Administração e Arquivo de Email).

Atualmente, a automatização de processos é, cada vez mais, entendida pelas empresas como uma necessidade em praticamente todos os contextos empresariais. Isto porque, evita que um departamento dependa da partilha de informações realizada por outro, permite a consulta de dados de forma simples e centralizada, evita as falhas de comunicação que ocorrem muitas vezes em processos manuais e, principalmente, dá aos gestores uma visão mais ampla do negócio. Um processo racionalizado e documentado facilita a revisão permanente e tem como consequência o aperfeiçoamento do próprio processo.

Com a automatização de processos, no iPortalDoc, o acesso à informação é mais fácil, a comunicação é facilitada e acima de tudo simplifica a realização de tarefas rotineiras, suscetíveis de erro.

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