Sistema de Gestão Documental

O que é um Sistema de Gestão Documental?

Um Sistema de Gestão Documental é uma Solução desenvolvida especificamente para gerir documentos digitais. O principal objetivo por detrás da adoção de um Sistema de Gestão Documental é permitir que as empresas capturem, armazenem, façam a gestão, acedam e partilhem documentos em formato eletrónico de forma completamente segura.

Um Sistema de Gestão Documental pode incluir recursos que vão desde a criação de documentos, a indexação de documentos, para facilitar a pesquisa, o controlo de versões, para saber exatamente quem, quando e que alterações foram feitas nos documentos, o acesso controlado por níveis de permissão, a capacidade de anotação e marcação de documentos ou a integração com outros sistemas como, por exemplo, Soluções de ERPs.

A implementação de um Sistema de Gestão Documental pode ajudar as empresas a economizar tempo e recursos, eliminando a necessidade de gerir grandes volumes de documentos em suporte papel, o que permite reduzi erros e a repetição de trabalho associado ao processamento manual de documentos, ao mesmo tempo que melhora e facilita quer a circulação dos documentos quer a comunicação entre equipas.

Qual a utilidade da Gestão Documental?

Atualmente, uma das grandes mais valias da utilização de uma solução de gestão de documentos, por parte das empresas, é o facto de as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes poderem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico, podendo seguir um workflow. Com o iPortalDoc, a solução para a Gestão de Documentos, as empresas vão assegurar todas as regras de arquivo e classificação de documentos em formato eletrónico. Além disso, a sua integração com ERPs, permite que as faturas e outros documentos de faturação que deem entrada no sistema, sigam o workflow de classificação e aprovação, com assinatura digital, e sejam posteriormente enviados via iPortalDoc. Quando a fatura é lida, a gestão de documentos espoleta uma notificação a dar conta de que a fatura foi visualizada.

Como implementar um sistema de Gestão Documental?

A implementação de um Sistema de Gestão Documental e de Processos é, nos dias de hoje, imprescindível ao bom funcionamento de qualquer empresa. A Gestão Documental permite uniformizar os processos de trabalho, arquivo, classificação e aprovação da informação de uma forma estruturada e centralizada, evitando perdas de tempo e de informação.
O processo de circulação de documentos externos ou internos, bem como o processamento da informação, consomem tempo e estão sujeitos a erros processuais, que resultam na maioria das vezes na perda dos próprios documentos e, por conseguinte, na ineficiência dos processos. Contudo, estes erros podem ser evitados se as empresas utilizarem soluções que lhes permitam gerir os seus documentos/processos de forma automatizada.
Desta forma, a implementação de uma Solução de Gestão de Documentos como o iPortalDoc, vai eliminar essas dificuldades, e trazer consigo enormes vantagens para as empresas. O software de Gestão Documental, iPortalDoc, permite inserir documentos, ou espoletar um workflow pelo simples envio de um e-mail, associar documentos entre si ou a emails, encaminhar um ou vários documentos em simultâneo, com e sem ação pendente, bem como ligá-los em diferentes pastas. Além disso, permite ainda consultar todos os documentos associados a um determinado processo. Evitando perdas de tempo e assegurando a eficiência no tratamento dos processos.

Vantagens da adoção de um Sistema de Gestão Documental?

– Gestão de documentos e processos baseada em workflows
– Automatização e uniformização dos processos de negócio
– Desmaterialização documental (digitalização de processos)
– Envio de faturas em formato eletrónico com assinatura digital
– Integração com ERPs, CRMs e OCRs
– Gestão do Arquivo de Email
– Plataforma para acesso de entidades externas (login/password)
– Controlo de versões dos documentos/processos
– Suporte para dispositivos móveis