São vários os problemas que as empresas/organizações enfrentam relacionados com a gestão do arquivo físico. Estes problemas vão desde o espaço necessário para o arquivo e manutenção, ao facto de não existir um padrão para categorizar ou organizar os arquivos, de não indexar os documentos ou de não haver um manual de gestão do arquivo. Assim, e atendendo à possibilidade de eliminar estes e outros problemas, as empresas têm procurado dar um grande passo na transformação digital dos seus arquivos físicos em arquivo digital.
No entanto, esta transformação nem sempre é simples, uma vez que é necessário garantir a legalidade destes documentos digitais. Não basta digitalizar documentos e tratá-los de forma desmaterializada, é preciso que o arquivo digital tenha efetivamente validade legal. E aí a utilização de certificados e assinaturas digitais para identificação dos utilizadores é fundamental para assegurar a validade legal dos documentos do arquivo digital.
O investimento necessário para digitalizar a documentação arquivada e passar de um arquivo físico para um arquivo digital, onde apenas o estritamente necessário é impresso e guardado, não é só uma tendência mas uma necessidade estratégica. Além de garantida a total segurança e organização da informação, o acesso aos arquivos é imediato, e a pesquisa de documentos muito simples e pode ser feita a partir da utilização de palavras-chave, tipo de documento, workflow, conteúdo, pasta e muito mais.