GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Gestão de Documentos em formato eletrónico, é um procedimento que pretende assegurar a uniformização dos processos de arquivo, gestão, classificação e aprovação da informação de uma forma estruturada mediante o uso de workflows ou encaminhamentos ad-hoc.

A necessidade de as empresas recorrerem, cada vez mais, a soluções para a Gestão de Documentos está intrinsecamente ligada aos enormes desafios que um arquivo físico acarreta, e que vão desde o espaço físico necessário e respetiva manutenção, ao facto de não existir qualquer critério para categorizar ou organizar os arquivos, o que leva a perdas de informação e de tempo, extravio de documentos e muitas vezes ao incumprimento de prazos.

A importância da Gestão de Documentos para as empresas

O investimento necessário para digitalizar a documentação arquivada e passar de um arquivo físico para um arquivo digital, onde apenas o estritamente necessário é impresso e guardado, não é só uma tendência mas uma necessidade estratégica, numa Era onde a Transformação Digital assume um papel principal.

Mas, para que esta transformação decorra sem contratempos é necessário recorrer a soluções para a Gestão de Documentos, como o iPortalDoc. Isto porque, não basta digitalizar documentos e tratá-los de forma desmaterializada é preciso assegurar que o arquivo digital cumpre regras e tem validade legal. Por exemplo, o facto de permitir a utilização de certificados e assinaturas digitais, para identificação dos utilizadores, é crucial para assegurar a validade legal dos documentos ali arquivados.

Além da total segurança e organização da informação, numa solução para a Gestão de Documentos ,o acesso é imediato, e a pesquisa de documentos muito simples e pode ser feita a partir da utilização de palavras-chave, tipo de documento, workflow, conteúdo, pasta e muito mais.

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Como implementar uma solução para a Gestão de Documentos

Experimente o iPortalDoc

Como funciona a Solução de Gestão de Documentos, iPortalDoc?

O acesso à Gestão de Documentos, iPortalDoc, é feito via navegador Web independentemente da localização física do utilizador. A autenticação é feita num servidor de autenticação, mediante login e password (servidores de autenticação LDAP, Windows Active Directory ou com recurso a autenticação federada – Shibboleth).

O iPortalDoc, permite inserir documentos, ou espoletar workflows pelo envio de um e-mail, associar documentos entre si ou a emails, encaminhar um ou vários documentos em simultâneo, com e sem ação pendente, ligá-los em diferentes pastas ou consultar documentos associados.

O acesso aos documentos ou processos é controlado através de um conceito de permissões do utilizador, permitindo também uma gestão por grupos, grupos funcionais, cargos e perfis. Este conceito assegura que os colaboradores (utilizadores) apenas acedam aos documentos correspondentes ao seu nível de permissão. A permissão de acesso a um determinado documento também pode ser definida pelo processo que ele segue, bem como pelo tipo de ação que os intervenientes executam nesse processo.

O Esquema Cronológico, permite conhecer todas as etapas pelas quais um documento passou e respetivos intervenientes.

Na hierarquia documental, definida na Gestão de Documentos, um utilizador pode ter atribuídos distintos níveis de permissão, podendo inclusive não ter acesso a determinadas pastas ou documentos/processos da hierarquia. No sistema de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, é possível registar qualquer conteúdo da empresa. Seja ele um documento em papel, um ficheiro ou mesmo um e-mail, manter estes documentos associados ao respetivo processo/dossier, e passíveis de serem consultados a qualquer momento, mediante a atribuição de permissões.

A aplicação dispõe de um registo de atividade de parametrização de utilizadores. De forma a que, o administrador da aplicação possa extrair informação relativa a alterações efetuadas, como por exemplo, um utilizador que pertencia a um determinado grupo e que passa a pertencer a um outro grupo. O iPortalDoc permite também que grupos empresariais possam gerir toda a informação referente às várias empresas num único sistema.

A quem se destina a Gestão de Documentos, iPortalDoc?

Disponível na Versão Starter Edition ou Enterprise, o iPortalDoc tem na sua base um conjunto de processos pré-definidos, transversais à maioria das empresas ou que podem ser customizados.

O conjunto de processos-base dão resposta à maioria das necessidades das empresas/organizações, sejam elas públicas ou privadas, por abranger diferentes áreas de negócio: Faturação Eletrónica

Empresas que investem numa solução Gestão Documental e de Processos, como o iPortalDoc, conseguem um retorno do investimento muito rapidamente, não só pela redução da quantidade de papel utilizado como pelos ganhos de produtividade resultantes de uma maior eficiência na gestão dos processos.

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